سامانه ارتباطات ابری یکپارچه (سایا)

نسخه تحت وب

معرفی کلی

شما می‌توانید با وارد کردن آدرس سامانه استقرار یافته در سازمان خود وارد سیستم شوید. صفحه ورود شما مشابه شکل زیر است:

صفحه ورود سامانه سایا

نیازمندی‌های اتصال

برای استفاده بهتر از برنامه تحت وب، توصیه می‌کنیم آخرین نسخه مرورگرهای زیر را استفاده کنید:

• Mozilla Firefox

• Google Chrome / Chromium

• Apple Safari

نکته
اگر می‌خواهید از برنامه گفتگو استفاده کنید، باید +Mozilla Firefox 52 یا +Google Chrome/Chromium 49 را اجرا کنید تا تجربه کامل تماس‌های ویدیویی و اشتراک گذاری صفحه را داشته باشید. Google Chrome/Chromium برای screensharing به یک plugin اضافی نیاز دارد.

پیشخوان

در قسمت پیشخوان، کاربر می‌تواند اعلان‌های مربوط به کلیه افزونه‌ها را مشاهده کند. لذا زمانی که کاربر در این صفحه قرار دارد، یک وضعیت کلی از رویدادهای آینده، تماس‌های گرفته شده، لیست کارها یا سایر اعلان‌ها را خواهد داشت. همچنین قابلیت جابجا کردن اعلان‌ها با کشیدن وجود دارد و کاربر می‌تواند بسته به سلیقه خود آن‌ها را مرتب نماید.

داشبورد

امکان ایجاد اعلان‌های سفارشی نیز برای سازمانها/دانشگاه‌ها در این داشبورد وجود دارد. همچنین امکان اتصال به سامانه تیکتینگ (در مراحل نهایی تولید) شرکت نیز وجود دارد.

گشت و گذار در صفحه اصلی

سامانه شامل صفحه اصلی زیر است. در این صفحه می‌توانید براساس دسترسی تعیین شده شما، فایل‌ها را اضافه، حذف و به اشتراک بگذارید و تغییرات را ایجاد کنید.

صفحه اصلی

صفحه اصلی شامل موارد زیر است:

Apps Selection Menu (1) : در گوشه سمت راست بالا همه برنامه‌های شما موجود است. با کلیک بر روی آیکون آنها به برنامه مدنظر هدایت می‌شوید.

Apps Information field (2) : این قسمت در نوار کناری سمت راست قرار دارد و فیلترها و وظایف مربوط به برنامه انتخابی شما را ارائه می‌دهد. به عنوان مثال، هنگامی که از پرونده‌ها استفاده می‌کنید، مجموعه خاصی از فیلترها برای یافتن سریع فایل‌های خود، مانند فایل‌هایی که با شما به اشتراک گذاشته شده‌اند و فایل‌هایی که با دیگران به اشتراک گذاشته‌اید، در اختیار دارید. موارد مختلف را برای سایر برنامه‌ها مشاهده خواهید کرد.

Application View(3) : این قسمت محتویات برنامه انتخابی شما را نشان می‌دهد.

Navigation Bar (4) : این نوار در بالای پنجره اصلی قرار دارد، یک نوع گشت و گذار است که شما را قادر می‌سازد تا به سطوح بالاتر سلسله مراتب پوشه‌ها تا سطح (خانه) حرکت کنید.

New button (5): در نوار Navigation Bar قرار دارد که این امکان را می‌دهد شما فایل ها و پوشه‌های جدید بسازید یا بارگذاری فایل‌ها را انجام دهید.

نکته
همچنین می‌توانید فایلها را از File manager به برنامه drag و drop کنید تا آنها را در برنامه خود بارگذاری کنید.

Search (6): روی ذره‌بین در گوشه بالا سمت چپ کلیک کنید تا فایل‌ها را جستجو کنید.

 Contacts Menu (7) : یک نمای کلی از مخاطبین و کاربران در سرور شما ارائه می‌دهد. بسته به برنامه‌های موجود، می‌توانید مستقیماً با آنها تماس تصویری برقرار کنید یا ایمیل ارسال کنید.

Settings (8): روی تصویر پروفایل خود که در سمت چپ قرار دارد کلیک کنید تا منوی کشویی Settings (تنظیمات) باز شود. صفحه تنظیمات ویژگی‌های زیر را ارائه می‌دهد:

• مشخصات شخصی: نام، ایمیل و تنظیمات تصویر پروفایل و ...
• عضویت در گروه
• مدیریت رمز عبور
• مرورگرها و مدیریت دستگاه‌های متصل  
• دسترس‌پذیری
• اشتراک‌گذاری
• گردش کار

Grid view button (9) : شبیه چهار مربع کوچک است که نمای grid را برای پوشه‌ها و فایل‌ها تغییر می‌دهد.

فایل‌ها و همگام‌سازی

دسترسی به فایل‌ها

با رابط وب می‌توانید به فایل درایو خود دسترسی داشته باشید و فایل‌ها را ایجاد، پیش نمایش، ویرایش، حذف و به اشتراک بگذارید. ادمین سامانه این امکان را دارد که این ویژگی‌ها را غیرفعال کند، بنابراین اگر یکی از آنها در سیستم شما وجود ندارد از ادمین سرور خود بپرسید. 

دسترسی به فایل‌ها

برچسب‌ها

به فایل‌ها می‌توانید برچسب‌ اختصاص دهید. برای ایجاد برچسب، یک فایل را در نمای Details باز کنید. سپس برچسب‌های خود را تایپ کنید. برای وارد کردن بیش از یک برچسب، کلید بازگشت را پس از ایجاد هر برچسب فشار دهید. همه برچسب‌ها، برچسب‌های سیستم هستند و توسط همه کاربران در سرور شما به اشتراک گذاشته می‌شوند.

برچسب‌ها

سپس از فیلتر برچسب‌ها در نوار کناری سمت راست برای فیلتر کردن فایل‌ها بر‌اساس برچسب‌ها استفاده کنید:

برچسب‌ها

نظرات

از نمای Details برای افزودن و خواندن نظرات روی هر فایل یا پوشه می‌توانید استفاده کنید. نظرات برای همه کسانی که به فایل دسترسی دارند قابل مشاهده است.

نظرات

پخش ویدئو

ویدئوها را با برنامه پخش کننده ویدئو می‌توانید اجرا کنید. پخش ویدئو توسط پخش کننده ویدئویی بستگی به مرورگر وب شما و فرمت ویدئو دارد. اگر ادمین شما پخش ویدئو را فعال کرده ولی در مرورگر وب شما کار نمی‌کند، ممکن است مشکل مرورگر باشد.

برای راهنمای فرمت‌های چند رسانه‌ای پشتیبانی شده در مرورگرهای وب اینجا را ببینید.

پخش ویدئو

کنترل‌های فایل

در صورت فعال بودن توسط ادمین، می‌توانید پیش نمایش تصاویر کوچک را برای فایل‌های تصویری، کاورهای MP3 و فایل‌های متنی مشاهده کنید.

فایلهای محبوب

روی ستاره سمت راست نماد فایل کلیک کنید تا به عنوان مورد دلخواه علامت‌گذاری شود.

اضافه کردن عکس

همچنین می‌توانید سریع موارد دلخواه خود را با فیلتر موارد محبوب در نوار کناری سمت راست پیدا کنید.

علامت (سه نقطه)

منو (سه نقطه) جزئیات فایل را نمایش می‌دهد و همچنین این امکان را می‌دهد فایل‌ها را تغییر نام، دانلود کنید یا حذف کنید.

جزئیات

نمای Details اطلاعات مربوط به نظرات، نسخه‌ها، پیام‌رسانی و اشتراک‌گذاری را نمایش می‌دهد.

جزئیات

آیکون چرخ دنده (تنظیمات) در پایین سمت راست این امکان را می‌دهد که فایل‌های مخفی را نمایش داده یا پنهان کنید. به اینها dotfiles می‌گویند، زیرا به آنها یک نقطه اضافه می‌شوند، (به عنوان مثال mailfile.) نقطه به سیستم عامل می‌گوید که این فایل‌ها را در مرورگرهای فایل خود مخفی کنید. معمولاً اینها فایلهای پیکربندی هستند، بنابراین داشتن گزینه‌ای برای مخفی کردن آنها باعث کاهش شلوغی می‌شود.

تنظیمات

پیش‌نمایش فایل‌ها

می‌توانید با کلیک روی نام فایل، فایل‌های متنی غیرفشرده، فایل‌های OpenDocument ، ویدئوها و تصاویر را با نمایش دهنده ببینید. اگر ادمین آنها را فعال کرده باشد. ممکن است انواع دیگری از فایل‌ها وجود داشته باشد، اگر سامانه نتواند یک فایل را نشان دهد شروع به دانلود کردن می‌کند و فایل را در رایانه شما دانلود می‌کند.

گشت و گذار

گشت و گذار در پوشه‌ها به سادگی کلیک روی یک پوشه برای باز کردن آن و استفاده از دکمه برگشت در مرورگر برای انتقال به سطح قبلی است. همچنین یک نوار در بالای قسمت Files برای گشت و گذار سریع ارائه شده است.

آیکون وضعیت اشتراک‌گذاری

هر پوشه‌ای که به اشتراک گذاشته شده با نماد shared مشخص می‌شود. اشتراک‌گذاری‌های لینک عمومی با یک نماد پیوند زنجیره‌ای مشخص می‌شوند. پوشه‌های به اشتراک گذاشته نشده علامت‌گذاری نشده‌اند.

اشتراک

آپلود کردن یا ساختن فایل و پوشه‌ها

با کلیک روی علامت بعلاوه در برنامه Files، فایلها یا پوشه‌های جدید را مستقیماً آپلود یا ایجاد کنید.

جدید

دکمه + گزینه‌های زیر را ارائه می دهد:

آپلود فایل

می‌توانید فایل‌ها را از رایانه خود آپلود کنید. همچنین میتوانید فایل‌ها را با کشیدن و رها کردن از file manager خود آپلود کنید.

پوشه جدید

یک پوشه جدید در پوشه فعلی ایجاد می‌کند.

ایجاد فایل

یک فایل متنی جدید ایجاد می‌کند و فایل را به پوشه فعلی شما اضافه می‌کند.

انتخاب کردن فایل یا پوشه

می‌توانید یک یا چند فایل یا پوشه را با کلیک روی checkbox کنارشان آنها را انتخاب کنید. برای انتخاب همه فایل‌های موجود در فهرست فعلی، روی checkbox واقع در بالای فهرست فایل‌ها کلیک کنید.

وقتی چندین فایل را انتخاب می‌کنید، می‌توانید همه آنها را حذف کرده یا با استفاده از دکمه‌ ...فعالیت‌ها که در بالا ظاهر شده است، آنها را حذف یا به صورت فایل ZIP دانلود کنید.

نکته
اگر دکمه دانلود قابل مشاهده نیست، ادمین این ویژگی را غیرفعال کرده است.

فیلتر کردن نمایش فایل‌ها

نوار کناری سمت راست صفحه شامل چندین فیلتر برای مرتب‌سازی سریع و مدیریت فایل‌های شما می‌باشد.

تمامی فایل‌ها

نمای پیش فرض؛ تمام فایل‌هایی را که به آنها دسترسی دارید نمایش می‌دهد.

موارد محبوب

فایل‌ها یا پوشه‌هایی که با ستاره زرد محبوب شده‌اند.

اشتراک گذاشته شده با شما

همه فایل‌هایی را که توسط کاربر یا گروه دیگری با شما به اشتراک گذاشته شده است نمایش می‌دهد.

اشتراک گذاشته شده با دیگران

همه فایل‌هایی را که با کاربران یا گروه‌های دیگر به اشتراک گذاشته‌اید نمایش می‌دهد.

اشتراک گذاشته شده از طریق لینک

همه فایلهایی را که توسط شما از طریق پیوند عمومی به اشتراک گذاشته شده است نمایش می‌دهد.

اشتراک گذاری های حذف شده

اشتراک گذاری هایی که شما حذف کرده اید اینجا نمایش داده خواهند شد.

اشتراک در حال انتظار

سهمی از اشتراک که شما دریافت کرده‌اید اما تأیید نشده است در اینجا نشان داده می‌شود.

انتقال فایل‌ها

شما می‌توانید فایل‌ها و پوشه‌ها را با کشیدن و رها کردن در هر پوشه جابجا کنید.

اشتراک‌گذاشتن فایل

کاربران می‌توانند فایل‌ها و پوشه‌ها را با اهداف زیر به اشتراک بگذارند:

• لینک اشتراک‌گذاری
• کاربران
• گروه‌ها
• circles
• اعضای یک مکالمه
• اشتراک‌گذاری با کارتی در وظایف

نکته
برخی از گزینه‌ها ممکن است به دلیل پیکربندی سازمان شما در دسترس نباشند.

اشتراک‌گذاری عمومی

می‌توانید فایل‌ها و پوشه‌ها را از طریق لینک‌ اشتراک‌گذاری به اشتراک بگذارید. یک توکن تصادفی 15 رقمی ایجاد می‌شود. لینک مانند https://cloud.example.com/s/yxcFKRWBJqYYzp4 خواهد بود.

تعدادی گزینه برای لینک اشتراک‌گذاری در دسترس است:

لینک اشتراک‌گذاری

• فقط خواندنی - امکان مشاهده و دانلود وجود دارد.
• اجازه آپلود و ویرایش - اجازه بارگذاری و ویرایش وجود دارد.
• انداختن فایل (فقط آپلود) - فقط می‌توان فایلها را در یک پوشه بارگذاری کرد بدون مشاهده فایلهایی که در آن پوشه هستند.
• پنهان کردن بارگیری - مخفی کردن دانلود
• نگهداری کردن رمز عبور - محافظت از رمز عبور
• تنظیم تاریخ انقضا - برای زمان اشتراک تاریخ انقضاء تعریف کنید.
• یادداشت برای گیرنده - نکته گذاشتن برای گیرنده
• لغو اشتراک - لغو اشتراک
• پیوند دیگری اضافه کنید - می‌توان چندین لینک عمومی با دسترسی‌های مختلف ایجاد کرد.

نکته
حفاظت از گذرواژه و همچنین انقضای فایل با استفاده از اشتراک فایل در نسخه‌های فعلی سامانه سایا وجود ندارد. این مورد در سامانه سایا 22 تنظیم می‌شود.

اشتراک‌گذاری داخلی با کاربرها و گروه‌ها

هنگام اشتراک‌گذاری با کاربران، گروه‌ها، circles یا اعضای یک مکالمه Talk، حقوق فایل‌ها یا محتویات پوشه قابل تنظیم است.

اشتراک‌گذاری داخلی

می‌توانید پیکربندی کنید که آیا به طور خودکار همه اشتراک‌های ورودی را بپذیرید و آنها را به پوشه اصلی خود اضافه کنید، یا هر بار از شما سوال شود که می‌خواهید قبول یا رد کنید.

برای تنظیم پذیرش، به تنظیمات > شخصی > اشتراک گذاری بروید.

دیگران با دسترسی

برای اینکه بدانید آیا فایل یا پوشه‌ای از طریق اشتراک‌گذاری برای دیگران قابل دسترسی است یا خیر، روی برگه دیگران با دسترسی در تب اشتراک‌گذاری کلیک کنید.

دسترسی دیگران

این لیست همه کاربران، گروه‌ها، چت‌ها و غیره را نشان می‌دهد که از طریق اشتراک گذاری یک پوشه به آنها دسترسی پیدا کرده‌اند.

اضافه کردن عکس

روی سه نقطه کلیک کنید تا:

• ببینید چه کسی این اشتراک را آغاز کرده است.
• مشاهده کنید که اشتراک گذاری در کجا آغاز شده است.
• غیرفعال کردن اشتراک گذاری (فقط برای صاحب اشتراک قابل دسترسی است).

نکته
این اطلاعات فقط برای مالک یک فایل/پوشه یا اشتراک گذاران با حقوق اشتراک گذاری مجدد قابل مشاهده است.

گفتگو

در این بخش به معرفی چت صوتی/تصویری و متنی ارائه شده در سامانه می‌پردازیم که به شما امکان می‌دهد در سرور خود چت و تماس‌های تصویری برقرار کنید.

می‌توانید هر تعداد مکالمه ایجاد کنید. دو مدل گفتگو وجود دارد:

1. گفتگوی یک به یک - در این مدل، شما یک چت خصوصی ایجاد می‌کنید یا با کاربری تماس می‌گیرید. افراد دیگری را به این مکالمه نمی‌توانید اضافه کنید یا با لینک به اشتراک بگذارید. با جستجوی کاربر در نوار جستجو و سپس کلیک روی نام وی، یک گفتگو مستقیم را شروع می‌کنید.
2. گفتگوی گروهی - یک گفتگو گروهی می‌تواند هر تعداد از افراد را در خود داشته باشد. می‌توان آن را به صورت عمومی با لینک به اشتراک گذاشت، بنابراین کاربران مهمان می‌توانند به این تماس بپیوندند.

ایجاد گفتگو

با جستجوی نام کاربر، گروه و کلیک روی آن، می‌توانید یک چت مستقیم و یک به یک ایجاد کنید. برای کاربر، بلافاصله یک مکالمه ایجاد می‌شود و می‌تواند چت خود را شروع کند. قبل از ایجاد گفتگو و افزودن شرکت کنندگان، برای گروه می‌توانید نام و تنظیمات را انجام دهید.

اگر می‌خواهید یک مکالمه گروهی ایجاد کنید، روی دکمه بعلاوه در کنار فیلد جستجو کلیک کنید. سپس می‌توانید نامی را برای مکالمه انتخاب کنید و همچنین مکالمه برای عضویت مهمان‌ها با پیوند باز باشد یا خیر و آیا سایر کاربران ریجستر شده می‌توانند مکالمه را ببینند و به آن بپیوندند.

در مرحله دوم، می‌توانید شرکت‌کنندگان را اضافه کرده و ایجاد مکالمه را نهایی کنید.

با کلیک کردن در خارج از منوی سفید در هر زمان می‌توانید ایجاد مکالمه را لغو کنید.

اشتراک‌گذاری فایل‌ها در گفتگو

شما می‌توانید فایل‌ها را در چت به 3 روش به اشتراک بگذارید:

اول می‌توانید آنها را به راحتی روی صفحه گفتگو بکشید و رها کنید.

دوم می‌توانید با انتخاب گیره کاغذی کوچک و انتخاب مکانی که می‌خواهید فایل را از آنجا انتخاب کنید، یک فایل را از سامانه یا File Manager سیستم خود انتخاب کنید.

تا زمانی که کارتان تمام نشده و تصمیم به اشتراک گذاری فایل‌‌های بیشتری دارید، می‌توانید فایل‌ اضافه کنید.

درج ایموجی

می‌توانید شکلک‌ها را با استفاده از انتخابگر در سمت راست کادر ورود متن اضافه کنید.

پاسخ به پیام‌ها و موارد دیگر

می‌توانید با استفاده از پیکانی که هنگام انتخاب یک پیام ظاهر می‌شود، به پیامی پاسخ دهید.

مدیریت یک گفتگو

شما همیشه در مکالمه جدید خود مدیر هستید و در لیست مشارکت کنندگان در سمت چپ می‌توانید سایر شرکت کنندگان را با استفاده از منوی ... به مدیر ارتقا دهید یا آنها را از مکالمه حذف کنید.

مدیران می‌توانند تنظیمات مکالمه را تغییر دهند.. از منوی ... در بالا، تنظیمات مکالمه را انتخاب کنید تا به تنظیمات دسترسی پیدا کنید.

می‌توانید دسترسی مهمان را تنظیم کنید، اگر مکالمه برای کاربران ریجستر شده و موارد دیگر قابل مشاهده باشد.

شروع تماس

وقتی در مکالمه هستید، می‌توانید هر زمان که خواستید با دکمه شروع، تماس برقرار کنید. سایر شرکت‌کنندگان مطلع خواهند شد و می‌توانند به تماس بپیوندند. اگر شخص دیگری قبلاً تماس برقرار کرده است، دکمه سبز پیوستن به تماس تغییر می‌کند.

اضافه کردن عکس

در حین تماس، می‌توانید میکروفون خود را بی‌صدا کرده و با استفاده از دکمه‌های ویدئوی خود در پایین صفحه، ویدئوی خود را غیرفعال کنید، یا از کلیدهای میانبر m برای صامت کردن صدا و v برای غیرفعال کردن ویدئو استفاده کنید. همچنین می‌توانید از space برای تغییر حالت بی‌صدا استفاده کنید. هنگامی که شما بی‌صدا هستید، با فشردن space شما را باصدا می‌کند تا بتوانید تا زمانی که space را رها کرده‌اید صحبت کنید. اگر شما صدا داشته باشید، فشار دادن space شما را بی‌صدا می‌کند تا زمانی که space را رها کنید.

می‌توانید ویدئوی خود را (در حین اشتراک گذاری صفحه) با پیکان کوچک که در بالای جریان ویدئو قرار دارد پنهان کنید. دوباره آن را با پیکان کوچک برگردانید.

در منوی ... ویدئوی خود می‌توانید به تنظیمات دسترسی داشته باشید و وب کم، میکروفون و سایر تنظیمات دیگر را انتخاب کنید.

اشتراک گذاری صفحه نمایش

برای اشتراک‌گذاری صفحه می‌توانید روی نماد مانیتور در جریان ویدیوی خود کلیک کنید. بسته به مرورگر شما، گزینه اشتراک گذاری مانیتور، یک پنجره برنامه یا یک تب مرورگر را خواهید داشت.

تغییر دید در تماس

می‌توانید نمای یک تماس را با آیکون چهار مربع کوچک در بالا سمت چپ بین نمای اسپیکر و نمای گرید تغییر دهید. نمای گرید همه را به یک اندازه بزرگ نشان می‌دهد و اگر افراد روی صفحه قرار نگیرند، دکمه‌هایی در سمت چپ و راست ظاهر می‌شوند که به شما امکان می‌دهد بین آنها حرکت کنید.

اضافه کردن عکس

نمای اسپیکر، سخنران را بزرگ و سایرین را در ردیف زیر آن نمایش می‌دهد. اگر افراد روی صفحه قرار نمی‌گیرند، دکمه‌هایی در سمت چپ و راست ظاهر می‌شوند که به شما امکان می‌دهد بین آنها حرکت کنید.

اضافه کردن عکس

ویژگی‌های گفتگو پیشرفته

Lobby

ویژگی لابی به شما امکان می‌دهد تا زمان شروع تماس، صفحه انتظار را به مهمانان نشان دهید. به عنوان مثال، برای وبینارهایی با شرکت‌کنندگان خارجی، این مناسب است.

اضافه کردن عکس

می‌توانید انتخاب کنید که شرکت‌کنندگان در زمان خاصی به تماس بپیوندند یا وقتی لابی را به صورت دستی رد می‌کنید.

پیام‌رسانی در مورد فایلها

در برنامه پرونده‌ها می‌توانید در مورد فایل‌های موجود در نوار کناری، گفتگو کنید و حتی هنگام ویرایش آن تماس بگیرید. ابتدا باید به گفتگو بپیوندید.

سپس می‌توانید حتی با شروع ویرایش فایل، با سایر شرکت‌کنندگان گفتگو کنید یا تماس بگیرید.

در Talk ، مکالمه ای برای فایل ایجاد می شود. می توانید از آنجا چت کنید یا با استفاده از منوی ... در بالا سمت راست به فایل بازگردید.

اضافه کردن عکس

Taskها را از چت ایجاد کنید یا Task خود را در چت به اشتراک بگذارید

در صورت نصب Deck، می‌توانید از منوی ... یک پیام استفاده کرده و پیام را به یک کار Deck تبدیل کنید.

اضافه کردن عکس

از داخل Deck‌، می توانید Taskها را در مکالمات چت به اشتراک بگذارید.

اضافه کردن عکس

اضافه کردن عکس

تنظیمات

به عنوان یک کاربر، میتوانید تنظیمات شخصی خود را مدیریت کنید.

برای دسترسی به تنظیمات شخصی خود:

روی عکس پروفایل خود در بالا، گوشه سمت راست کلیک کنید. منوی تنظیمات شخصی باز می‌شود سپس از منوی کشویی Settings را انتخاب کنید.

اضافه کردن عکس

نکته
اگر admin هستید، می‌توانید کاربران و سرور را مدیریت کنید. این پیوندها برای کاربر عادی ظاهر نمی‌شود.

گزینه‌های ذکر شده در صفحه تنظیمات شخصی بستگی به برنامه‌هایی دارد که توسط admin فعال شده است. برخی از ویژگی‌هایی که مشاهده خواهید کرد شامل موارد زیر است:

• میزان qouta استفاده شده و موجود
• مدیریت تصویر پروفایل
• نام کامل (شما می‌توانید این را هرطور که می‌خواهید تعیین کنید، چون از نام لاگین سامانه شما جدا است، منحصر به فرد است و قابل تغییر نیست)
• آدرس ایمیل
• لیست اعضای گروه شما
• تغییر رمزعبور
• استفاده از احراز هویت دو عاملی
• تنظیمات دلخواه خود
• انتخاب زبان رابط کاربری
• پیوند به برنامه‌های رومیزی و تلفن همراه
• مدیریت فعالیت‌ها و اعلان‌ها
• پوشه پیش فرض برای ذخیره اسناد جدید
• شناسه اشتراک گذاری
• پیوندهای اشتراک گذاری اجتماعی
• نسخه سامانه

نکته
بسته به پیکربندی admin سیستم، گزینه‌ها و تنظیمات موجود است. اگر نمی‌توانید رمز عبور یا نام نمایشی را در تنظیمات شخصی خود تغییر دهید، لطفاً برای راهنمایی با admin خود تماس بگیرید.

مخاطبین

برنامه مخاطبین مشابه سایر برنامه‌های تماس تلفن همراه است، اما با عملکرد بیشتر بیایید ویژگی‌های اساسی را بررسی کنیم که به شما کمک می‌کند دفترچه آدرس خود را در برنامه داشته باشید.

در زیر، نحوه افزودن مخاطبین، ویرایش یا حذف مخاطبین، آپلود عکس مخاطب و مدیریت دفترچه آدرس برنامه تماس خود را خواهید آموخت.

وارد کردن مخاطبین

هنگامی که برای اولین بار به برنامه مخاطبین دسترسی پیدا می‌‌کنید، یک دفترچه آدرس پیش فرض خالی در دسترس هست:

برای افزودن مخاطب، می‌توانید از یکی از روش‌های زیر استفاده کنید:

• مخاطبین را با استفاده از فایل مجازی تماس (VCF/Vcard) وارد کنید.
• مخاطبین را به صورت دستی اضافه کنید.

سریع ترین راه برای افزودن مخاطب استفاده از فایل (VCF/Vcard) است.

وارد کردن مخاطبین از فایل

برای وارد کردن مخاطبین با استفاده از یک فایل VCF/Vcard:

"تنظیمات" را در پایین نوار کناری سمت راست، دکمه چرخ دنده پیدا کنید:

روی دکمه چرخ دنده کلیک کنید. دکمه وارد کردن مخاطبین ظاهر می‌شود:

نکته
برنامه مخاطبین فقط از وارد کردن Vcard های نسخه 3.0 و 4.0 پشتیبانی می‌کند.

روی دکمه "انتخاب یک فایل" کلیک کنید و فایل VCF/Vcard خود را آپلود کنید.

پس از تکمیل، مخاطب جدید را در دفترچه آدرس خود خواهید دید.

افزودن مخاطبین به صورت دستی

اگر نمی‌توانید مخاطبین Vcard را وارد کنید، برنامه به شما امکان می‌دهد مخاطبین را به صورت دستی اضافه کنید.

برای ایجاد یک مخاطب جدید روی دکمه + مخاطب جدید کلیک کنید. یک پیکربندی برای مخاطب جدید باز می‌شود:

اطلاعات مخاطب جدید را وارد کنید. تغییراتی که ایجاد کردید بلافاصله اعمال می‌شوند.

اطلاعات مخاطبین را ویرایش یا حذف کنید

برنامه به شما امکان می‌دهد اطلاعات مخاطبین را ویرایش یا حذف کنید. به مخاطب خاصی که می‌خواهید تغییر دهید بروید. اطلاعات فیلدی را که می‌خواهید ویرایش یا حذف کنید انتخاب کنید. تغییرات خود را انجام دهید یا روی سطل زباله کلیک کنید.

تغییرات یا حذف‌هایی که در هر گونه اطلاعات مخاطبین ایجاد کرده‌اید، بلافاصله اعمال می‌شوند.

عکس تماس

برای افزودن یک عکس برای مخاطبین جدید خود، روی دکمه آپلود کلیک کنید:

پس از تنظیم یک عکس مخاطب، به شکل زیر خواهد بود:

اضافه کردن و مدیریت دفترچه آدرس‌ها

با کلیک بر روی دکمه "تنظیمات" در پایین نوار کناری سمت راست، به تنظیمات برنامه مخاطبین دسترسی خواهید داشت. این فیلد تمام دفترچه‌های آدرس موجود، گزینه‌های خاص برای هر دفترچه آدرس را نشان می‌دهد و به شما امکان می‌دهد تا دفترچه‌های آدرس جدید را به سادگی ایجاد کنید:

در تنظیمات مخاطبین همچنین می‌توانید دفترچه آدرس را به اشتراک بگذارید، خروجی بگیرید و یا حذف کنید.

تقویم

این برنامه مشابه سایر برنامه‌های تقویمی است که می‌توانید تقویم‌ها و رویدادهای خود را همگام سازی کنید. هنگامی که برای اولین بار به برنامه تقویم دسترسی پیدا می‌کنید، اولین تقویم پیش فرض برای شما ایجاد می‌شود.

مدیریت تقویم‌های خود

روی علامت + تقویم جدید در نوار کناری سمت راست کلیک کنید و یک تقویم جدید بسازید. یک نام برای تقویم جدید خود وارد کنید، به عنوان مثال: "کار"، "خانه" یا "برنامه ریزی بازاریابی".

پس از کلیک بر روی علامت تایید، تقویم جدید شما ایجاد می‌شود و می‌تواند در دستگاه‌های شما همگام‌سازی شود، با رویدادهای جدید پر شود و یا با دوستان و همکاران خود به اشتراک گذاشته شود.

وارد کردن تقویم

اگر می‌خواهید تقویم و رویدادهای مربوط به آن‌ را به برنامه خود منتقل کنید، وارد کردن تقویم بهترین راه برای انجام این کار است.

روی چرخ دنده با برچسب تنظیمات در سمت راست پایین کلیک کنید. پس از کلیک بر روی وارد کردن تقویم می‌توانید یک یا چند فایل تقویم را از دستگاه محلی خود برای آپلود انتخاب کنید.

آپلود ممکن است کمی طول بکشد و به بزرگی حجم تقویمی که وارد می‌کنید بستگی دارد.

نکته
برنامه تقویم فقط از فایل‌های ics. سازگار با iCalendar که در RFC 5545 تعریف شده‌اند، پشتیبانی می‌کند.

ویرایش، دانلود یا حذف تقویم

گاهی اوقات ممکن است بخواهید رنگ یا نام یک تقویم وارد شده یا ایجاد شده قبلی را تغییر دهید. همچنین ممکن است بخواهید آن را در هارد دیسک محلی خود دریافت و ذخیره کنید یا آن را برای همیشه حذف کنید.

نکته
به خاطر داشته باشید که حذف تقویم یک اقدام غیرقابل برگشت است. پس از حذف، هیچ راهی برای بازیابی تقویم وجود ندارد مگر اینکه یک نسخه پشتیبان محلی داشته باشید.

روی منوی سه نقطه تقویم مربوطه کلیک کنید.

روی ویرایش نام، ویرایش رنگ، دریافت یا حذف کلیک کنید.

به اشتراک گذاری تقویم

می‌توانید تقویم خود را با سایر کاربران یا گروه‌ها به اشتراک بگذارید. تقویم‌ها ممکن است با دسترسی نوشتن یا فقط خواندنی به اشتراک گذاشته شوند. کاربرانی که تقویم با دسترسی نوشتن با آنها به اشتراک گذاشته شده است، می‌توانند رویدادهای جدیدی را در تقویم ایجاد کنند و همچنین رویدادهای موجود را ویرایش و حذف کنند.

نکته
سهام تقویم در حال حاضر قابل قبول یا رد کردن نیست. اگر می‌خواهید تقویمی را که شخصی با شما به اشتراک گذاشته است متوقف کنید، می‌توانید روی منوی سه نقطه‌ای کنار تقویم در فهرست تقویم کلیک کنید و روی «لغو اشتراک‌گذاری از من» کلیک کنید. تقویم‌های به اشتراک گذاشته شده با یک گروه را نمی‌توان توسط افراد لغو اشتراک‌گذاری کرد.

انتشار تقویم

تقویم‌ها را می‌توان از طریق یک پیوند عمومی منتشر کرد تا آنها را برای کاربران خارجی قابل مشاهده (فقط خواندنی) کند. می‌توانید با باز کردن منوی اشتراک‌گذاری تقویم و کلیک کردن روی علامت + در کنار share link یک پیوند عمومی ایجاد کنید. پس از ایجاد، می‌توانید پیوند عمومی را در کلیپ بورد خود کپی کنید یا از طریق ایمیل ارسال کنید.

مدیریت رویدادها

رویدادهای جدید را با کلیک کردن در منطقه زمانی که رویداد برنامه‌ریزی شده است می‌توان ایجاد کرد. نشانگر موس خود را روی نمای روز یا هفته تقویم، زمانی که رویداد در حال برگزاری است، بکشید و رها کنید.

در نمای ماه برای ایجاد رویداد، فقط با کلیک در ناحیه روز مورد نظر می‌توان رویداد را ایجاد کرد.

پس از آن، می‌توانید نام رویداد را تایپ کنید (مثلاً جلسه با وزارت صمت)، تقویمی را که می‌خواهید رویداد در آن ذخیره شود (مثلاً شخصی، کاری) انتخاب کنید، بازه زمانی را بررسی و مشخص کنید یا رویداد را به عنوان یک رویداد تمام روز تنظیم کنید.

اگر می‌خواهید جزئیات پیشرفته مانند شرکت‌کنندگان یا یادآوری‌ها را ویرایش کنید، یا اگر می‌خواهید رویداد را به عنوان یک رویداد تکرار شونده تنظیم کنید، روی دکمه بیش‌تر کلیک کنید تا ویرایشگر پیشرفته باز شود.

اگر همیشه می‌خواهید ویرایشگر پیشرفته را به‌جای پنجره ویرایشگر ساده باز کنید، می‌توانید در بخش تنظیمات، علامت تیک "ویرایشگر ساده شده را فعال کنید" را بردارید.

با کلیک بر روی دکمه آبی رنگ ذخیره، در نهایت رویداد ایجاد می‌شود.

ویرایش یا حذف رویداد

اگر می‌خواهید رویداد خاصی را ویرایش یا حذف کنید، فقط باید روی آن کلیک کنید. پس از آن می‌توانید تمام جزئیات رویداد را دوباره تنظیم کنید و با کلیک بر روی بیش‌تر، ویرایشگر پیشرفته را باز کنید.

با کلیک بر روی دکمه بروزرسانی رویداد به روز می‌شود. برای لغو تغییرات خود، روی نماد بستن در سمت چپ بالای پنجره ویرایشگر کلیک کنید.

اگر نمای ویرایشگر نوار کناری را باز کنید و روی منوی سه نقطه در کنار نام رویداد کلیک کنید، گزینه‌ای دارید که می‌توانید رویداد را به عنوان فایل ics. دریافت کنید یا رویداد را از تقویم خود حذف کنید.

اضافه کردن عکس

نکته
اگر رویدادها را حذف کنید به سطل زباله شما می‌روند. می‌توانید رویدادهایی که به طور تصادفی حذف شده‌اند را در آنجا بازیابی کنید.

شرکت‌کنندگان را به یک رویداد دعوت کنید

می‌توانید شرکت‌کنندگانی را به یک رویداد اضافه کنید تا به آنها اطلاع دهید که دعوت شده‌اند. آنها یک دعوت‌نامه ایمیلی دریافت می‌کنند و می‌توانند شرکت خود را در رویداد تایید یا لغو کنند. شرکت‌کنندگان ممکن است سایر کاربران، مخاطبین در دفترچه آدرس و آدرس‌های ایمیل مستقیم شما باشند. همچنین می‌توانید سطح مشارکت هر شرکت‌کننده را تغییر دهید یا اطلاعات ایمیل را برای یک شرکت‌کننده خاص غیرفعال کنید.

نکته
وقتی سایر کاربران را به عنوان شرکت‌کنندگان به یک رویداد اضافه می‌کنید، می‌توانید به اطلاعات زمان‌های شلوغ آنها دسترسی داشته باشید و به شما کمک می‌کند بهترین زمان برای رویدادتان را تعیین کنید. ساعات کاری خود را تنظیم کنید تا به دیگران اطلاع دهید که چه زمانی در دسترس هستید. اطلاعات زمان‌های شلوغ فقط برای سایر کاربران در همان سامانه در دسترس است.

نکته
فقط مالک تقویم می‌تواند دعوت نامه ارسال کند. سهامدارها قادر به انجام این کار نیستند، چه دسترسی نوشتن به تقویم رویدادها را داشته باشند چه نداشته باشند.

اتاق‌ها و منابع را به یک رویداد اختصاص دهید

مشابه شرکت‌کنندگان، می‌توانید اتاق‌ها و منابع را به رویدادهای خود اضافه کنید. سیستم مطمئن خواهد شد که هر اتاق و منبع بدون تداخل رزرو شده است. اولین باری که کاربر، اتاق یا منبعی را به یک رویداد اضافه می‌کند، پذیرفته شده نشان داده می‌شود. هر رویداد بعدی در زمان‌های همپوشانی اتاق یا منبع را رد شده نشان می‌دهد.

نکته
اتاق‌ها و منابع توسط خود سامانه مدیریت نمی‌شوند و برنامه Calendar به شما اجازه اضافه کردن یا تغییر منبع را نمی‌دهد. قبل از اینکه بتوانید از آنها به عنوان کاربر استفاده کنید، سرپرست شما باید آنها را نصب و احتمالاً پیکربندی کند.

تنظیم یادآوری‌ها

می‌توانید یادآورهایی را تنظیم کنید تا قبل از وقوع یک رویداد مطلع شوید. روش‌های اعلان پشتیبانی شده در حال حاضر عبارتند از:

• اعلان‌های ایمیل
• اعلان‌های سامانه

می‌توانید یادآورها را در زمانی نسبت به رویداد یا در یک تاریخ خاص تنظیم کنید.

نکته
فقط مالک تقویم و افراد یا گروه‌هایی که تقویم با آنها با دسترسی نوشتن به اشتراک گذاشته شده است اعلان دریافت می‌کنند. اگر هیچ اعلانی دریافت نمی‌کنید اما فکر می‌کنید که باید دریافت کنید، مدیر شما می‌تواند این را برای سرور شما نیز غیرفعال کند.

نکته
اگر تقویم خود را با دستگاه‌های تلفن همراه یا سایر سرویس گیرندگان 3rd-party همگام کنید، اعلان‌ها نیز ممکن است در آنجا نمایش داده شوند.

تنظیم رویداد تکرار‌شونده

یک رویداد ممکن است به عنوان رویداد تکرار شونده تنظیم شود، به طوری که می‌تواند هر روز، هفته، ماه یا سال اتفاق بیفتد. می‌توان قوانین خاصی تنظیم کرد برای تعیین اینکه رویداد در کدام روز از هفته رخ دهد یا قوانین پیچیده‌تری مانند اتفاق افتادن رویداد در هر چهارمین چهارشنبه هر ماه. همچنین می‌توانید بگویید که این تکرارشونده چه زمانی به پایان برسد.

تقویم تولد

تقویم تولد به صورت خودکار تولید می‌شود و به طور خودکار هم تاریخ تولدها را از مخاطبین شما دریافت می‌کند. تنها راه برای ویرایش این تقویم این است که مخاطبین خود را با تاریخ تولد ثبت کنید. شما نمی‌توانید این تقویم را مستقیماً ویرایش کنید.

نکته
اگر تقویم تولد را نمی بینید، ممکن است مدیر شما این را برای سرور شما غیرفعال کرده باشد.

وظایف

می‌توانید از متد چابک و چارچوب اسکرام استفاده کنید و پروژه‌های خود را به اجزای کوچکتر و قابل مدیریت‌تر تقسیم کنید. سپس روی هر قسمت به صورت اصولی کار کنید. تقریبا مشابه برنامه‌های Trello و taskloo می‌باشد اما ایمن‌تر و به حریم خصوصی شما احترام می گذارد!

مواردی که می‌توانید در این قسمت استفاده کنید مدیریت پروژه، مدیریت زمان یا ایده‌پردازی است و مدیریت کار را برای شما آسان‌تر می‌کند.

به طور کلی، استفاده از برنامه‌ی وظایف آسان است. می‌توانید پروژه‌ها را ایجاد کنید، کاربر اضافه کنید و یا به اشتراک بگذارید.

یک تخته ایجاد کنید

بر روی + تخته را اضافه کنید، کلیک کنید و یک تخته ایجاد و آن را با یک کاربر دیگر به اشتراک بگذارید.

فهرست‌ها و کارت‌ها را ایجاد کنید

فهرست‌ها، ستون‌هایی با لیست کارها هستند که می‌توانند یک دسته از وظایف را در پروژه‌های شما نشان دهد. به عنوان مثال فهرستی از کارهایی که در حال انجام، انجام شده و یا برای انجام هستند باشد.

کارت‌ها وظایف، اشیاء یا ایده‌هایی هستند که در یک فهرست قرار می‌گیرند. شما می‌توانید تعداد زیادی کارت را در یک فهرست قرار دهید!

و این قابلیت وجود دارد که بتوانید کارت‌ها را از یک فهرست به فهرست دیگر جابجا کنید.

کارت‌ها را مدیریت کنید

هنگامی که کارت‌های خود را ایجاد کردید، می‌توانید آنها را تغییر دهید یا با کلیک روی آنها گزینه‌هایی را اضافه کنید.

• اختصاص تگ به کارت

• اختصاص کاربر به کارت (کاربر اعلانی دریافت خواهد کرد)
• تعیین زمان انجام
• اضافه کردن به پروژه
• توضیحات

در قسمت پیوست‌ها می‌توانید یک سند، یک تصویر و ... به آن پیوست دهید.

کارت‌های قدیمی را بایگانی کنید

پس از اتمام یک کار می‌تواند آن را بایگانی کنید. کارها حذف نمی‌شوند، فقط بایگانی می‌شوند و می‌توانید بعداً آن‌ها را بازیابی کنید.

تخته‌های خود را مدیریت کنید

با کلیک روی علامت سه خط کوچک در بالا سمت چپ، می‌توانید تنظیمات خود را مدیریت کنید. با ورود به این منو، به چندین مورد دسترسی دارید:

• هم‌رسانی
• برچسب ها
• موارد حذف شده

تب هم‌رسانی به شما اجازه می‌دهد تا کاربران یا حتی گروه‌هایی را به تخته‌های خود اضافه کنید.

برچسب‌ها به شما امکان می‌دهند تگ‌های موجود برای کارت‌ها را تغییر دهید.

موارد حذف شده به شما امکان می‌دهد فهرست‌ها یا کارت‌های حذف شده قبلی را برگردانید.

پیام رسان

در واقع یک برنامه برای ارسال و دریافت پیام است که بر پایه پروتکل ماتریکس (Matrix) پیاده‌سازی شده است. این برنامه، از قابلیت رمزگذاری end-to-end پشتیبانی می‌کند. شما می‌توانید آن را برای برقراری ارتباط درون‌ تیمی با دیگر اعضا مورد استفاده قرار دهید و امکان ساخت و مدیریت گروه‌های گفتگو را در اختیارتان بگذارد تا افراد بتوانند پیام‌ها و فایل‌های خود را با همدیگر تبادل کنند.

می‌توانید تمام موانع و محدودیت‌های معمول برنامه‌های کار تیمی را از بین ببرید و به طور موثر با دیگر همکاران خود ارتباط آنلاین برقرار کنید. پلی را بین شما و دیگر همکاران برقرار می‌کند تا بتوانید از ابزارهای همکاری به شکل موثرتری استفاده کنید.

ورود به پیامرسان

جهت ورود به پیامرسان از منوی بالای پیشخوان گزینه پیام‌رسان را انتخاب کنید.

در صفحه بعد به روی گزینه ورود را انتخاب کنید تا به صفحه بعد هدایت شوید.

در این صفحه نام کاربری و گذرواژه سامانه یکپارچه خود را وارد کنید و سپس گزینه ورود به حساب کاربری را انتخاب کنید تا وارد صفحه بعد شوید.

اولین ورود

در اولین ورود ۲ گزینه قابل مشاهده است:

1. تولید عبارت امنیتی: سیستم عبارت امنیتی ۱۲ کلمه ای مناسبی برای شما تولید می‌کند. مانند: EsMq w57o ut2U SNkZ qASb sc94 qYTk YkaJ gFuV 7bFU tef1 jRMf حتما این عبارت را دانلود (یادداشت) کرده و در جای امنی نگه‌داری کنید.
2. وارد کردن عبارت امنیتی: عبارت امنیتی مناسبی را وارد سیستم کنید. حتما این عبارت را یادداشت کرده و در جای امنی نگه‌داری کنید.

• از این عبارت می‌توانید برای تایید سایر دستگاه ها نیز استفاده کنید.
• برای دسترسی به پیام های قبلی رمزشده، نیاز به تایید دستگاه است.

ورود به حساب

با ورود به حساب با صفحه زیر رو به رو می‌شوید. این صفحه برای تایید دستگاه جهت ورود به حساب است.

1. اگر به عبارت امنیتی دسترسی داشتید، می‌توانید از این گزینه استفاده کنید.
2. با انتخاب این گزینه، درخواست تبادل کلید به سایر دستگاه ها ارسال می‌شود.
3. اگر عبارت امنیتی دسترسی ندارید با زدن بر روی این گزینه می‌توانید عبارت امنیتی جدیدی تولید کنید. هشدار: توجه داشته باشید اگر از قبل پیام رمزشده ای دارید، با انتخاب این گزینه امکان دسترسی به پیام های رمز شده قبلی را ندارید
4. با انتخاب علامت × می‌توانید بدون تایید این دستگاه از صفحه عبور کرده و وارد حساب خود شوید

چت کنید

چگونه می‌توان کسی را mention کرد؟

کافیست به همراه @ نام آن شخص را تایپ کنید تا به او اطلاع داده شود. می‌توانید با فشار دادن دکمه tab نام آن را بصورت خودکار تکمیل کنید.

با چه نوع mentionهایی اطلاع داده می‌شود؟

به طور پیش فرض اگر نام نمایشی و نام کاربری شما ذکر شود به شما اطلاع داده می‌شود. می‌توانید نام‌ها، نام مستعار یا کلمات کلیدی دیگری را که می‌خواهید از تنظیمات خود مطلع شوید، در بخش اعلان‌ها اضافه کنید.

چگونه فایل ارسال کنیم؟

کافیست فایل را به سامانه بکشید و به طور خودکار آپلود می‌شود. یا می‌توانید روی نماد گیره کاغذ در قسمت ورودی متن کلیک کنید و فایل‌های سیستم خود را مرور کنید.

چگونه می‌توان یک مخاطب را برای استفاده از سامانه دعوت کنیم؟

می‌توانید با استفاده از دکمه ... و انتخاب گزینه «افراد را دعوت کنید» با استفاده از شناسه سامانه فرد مورد نظر یا از طریق ایمیل، شخصی را به اتاق دعوت کنید. افرادی که فاقد شناسه سامانه هستند، در صورتی که اتاق اجازه دهد، می‌توانند پیش‌نمایش اتاق را مشاهده کنند.

آیا راهی وجود دارد که بفهمیم پیام خوانده شده است؟

با نمایش تصویر در سمت راست پیام، نشان می دهد که چه کسی پیامی را خوانده است. نگه داشتن ماوس روی این تصویر (یا کلیک کردن روی آنها در تلفن همراه) اطلاعات کاربر و زمان خواندن را در اختیار شما قرار می‌دهد.

چگونه می‌توان یک فایل یا پیام را جستجو کنیم؟

برای جستجوی یک اتاق، روی ذره بین که بالای صفحه قرار دارد کلیک کنید. سپس می‌توانید یک کلمه کلیدی یا نام فایلی را که در جستجوی آن هستید تایپ کنید و این امکان را دارید که انتخاب کنید آیا می‌خواهید در اتاق چت خاص یا در همه مکالمات جستجو کنید. برای اتاق‌های رمزگذاری‌شده، جستجو فقط روی دسکتاپ کار می‌کند (نه سامانه وب و تلفن همراه) و باید «جستجوی پیام» را در تنظیمات امنیت و حریم خصوصی سامانه فعال کنید.

در iOS، روی نام اتاق در بالا و سپس «Search room» ضربه بزنید.

در Android، روی سه نقطه در گوشه بالا سمت راست و سپس «Search» ضربه بزنید.

تنظیمات

چگونه می‌توان تنظیمات حساب کاربری را تغییر داد؟

روی منوی کشویی روبرو نام خود در گوشه سمت چپ کلیک کنید. از اینجا می‌توانید تمام تنظیمات حساب و سامانه کلی خود را تغییر دهید.

چگونه تنظیمات اعلان خود را تغییر دهم؟

سامانه به شما امکان می‌دهد اعلان‌های خود را در دو سطح سفارشی کنید: در سراسر برنامه و در هر اتاق. می‌توانید نحوه اطلاع‌رسانی به شما برای رویدادها را به‌طور پیش‌فرض در بخش اعلان‌های تنظیمات خود پیکربندی کنید.

می‌توانید کلمات کلیدی، تنظیمات پیش فرض اعلان برای گروه، اتاق‌های چت یک به یک، دعوت‌ها و تماس‌ها را پیکربندی کنید. اعلان‌ها می‌توانند:

- خاموش: زمانی که رویداد انتخابی اتفاق می‌افتد به شما اطلاع داده نمی‌شود.

- روشن: هنگامی که رویداد انتخاب شده رخ می‌دهد، پیامی برای شما ظاهر می‌شود، اما صدایی وجود ندارد.

- پرسروصدا: هنگامی که رویداد انتخابی رخ می‌دهد، یک اعلان بصری (نشان قرمز و یا اعلان متن)، صدا و یا لرزش (بسته به دستگاه) دریافت خواهید کرد.

برای تنظیم دقیق‌تر، می‌توانید به راحتی تنظیمات اعلان هر اتاق را از منوی خود اتاق، با کلیک کردن بر روی نماد زنگ پیکربندی کنید. زمانی که می‌خواهید اتاقی را موقتاً بی‌صدا کنید، یا مطمئن شوید که چیزی از یک بحث خاص را از دست نمی‌دهید، بسیار مفید است. می توانید گزینه های زیر را انتخاب کنید:

- هیچ‌کدام: به شما اطلاع داده نمی‌شود، حتی اگر نام شما یا کلمه کلیدی ذکر شده باشد.

- اشاره‌ها و کلمات کلیدی: فقط در مورد مواردی که قرار است "پر سر و صدا" باشند، به شما اطلاع داده می‌شود، یعنی نام و کلمات کلیدی شما.

- همه پیام‌ها: برای هر پیامی که در اتاق اتفاق می افتد یک اعلان (بی صدا) دریافت خواهید کرد. رویدادهای "پر سر و صدا" شما (مثلاً ذکر نام شما) همچنان پر سر و صدا خواهند بود (نشان قرمز و صدا).

- استفاده از پیش‌فرض: هر پیام در بالا اعلان تصویری ایجاد می‌کند. رویدادهای پر سر و صدا شما همچنان با یک نشان قرمز متمایز خواهند شد.

چگونه اعلان‌های ایمیل را تنظیم کنیم؟

می‌توانید سامانه را طوری تنظیم کنید که وقتی برخی از فعالیت‌ها را از دست داده‌اید (پیام‌های جدید، دعوت‌های جدید...) برای شما ایمیل ارسال کند. می‌توانید این کار را در بخش اعلان تنظیمات خود انجام دهید و کلید ضامن با برچسب «Enable email notifications» را روشن کنید.

چگونه می‌توانم نام نمایشی خود را تغییر دهم؟

می‌توانید نام نمایشی خود را در بخش عمومی تنظیمات خود تغییر دهید (از منوی کشویی روبرو نام شما در سمت راست بالای برنامه قابل دسترسی است).

چگونه رمز عبور خود را بازنشانی کنیم؟

اگر رمز عبور خود را فراموش کرده‌اید، لطفاً روی پیوند «فراموشی گذرواژه» کلیک کنید. شما باید آدرس ایمیلی را که در حساب سامانه شما ثبت شده است وارد کرده و رمز عبور جدیدی انتخاب کنید. سپس یک ایمیل برای تایید درخواست شما برای بازنشانی رمز عبور ارسال می‌شود. لطفاً برای تکمیل فرآیند و دسترسی مجدد به حساب خود، پیوند موجود در ایمیل را دنبال کنید.

اتاق‌ها

چگونه می‌توانیم تنظیمات یک چت یا اتاق خاص را تغییر دهیم؟

با کلیک بر روی نماد ... در کنار نام اتاق، می‌توانید تنظیمات را برای هر چت یک به یک یا اتاق گروهی تغییر دهید.

آیا می‌توانیم دسترسی یک اتاق را به مجموعه‌ای از افراد محدود کنیم؟

می‌توانید با انتخاب گزینه private (invite only) در تنظیمات "امنیت و محرمانگی" اتاق، دسترسی به اتاق را برای افرادی که دعوت شده‌اند محدود کنید. افرادی که پیوند اتاق را می‌دانند نمی‌توانند اگر دعوتی صریحاً به آدرس ایمیل یا شناسه آنها ارسال نشده است به آن دسترسی داشته باشید.

با افزودن اتاق به یک Space، می‌توانید «Space members» را نیز انتخاب کنید تا فقط به هر کسی که عضوی از Space است اجازه دهید به آن بپیوندد.

آیا می‌توانیم دسترسی یک اتاق را به افرادی که از وجود آن اطلاع دارند محدود کنیم؟

می‌توانید با انتخاب گزینه «عمومی - هر کسی که پیوند اتاق را می‌شناسد» در تنظیمات اتاق، دسترسی به اتاق را برای افرادی که پیوند اتاق را با آنها به اشتراک گذاشته‌اید محدود کنید. با انتخاب این گزینه اتاق به صورت عمومی برای بقیه افراد جامعه قابل مشاهده نخواهد بود.

آیا می توانم اتاقی را برای عموم قابل کشف کنیم؟

با فعال کردن دکمه "این اتاق را در فهرست اتاق sharif.edu برای عموم منتشر شود؟" می توانید اتاق خود را در فهرست سرور خود قرار دهید. با علامت زدن این کادر، برای هرکسی که اتاقی را در سرور جستجو می‌کند، قابل کشف خواهد بود. با این حال، تنها در صورتی می‌توانند بپیوندند که دسترسی را فقط برای افرادی که دعوتنامه دارند محدود نکرده باشید.

آیا کسی می‌تواند به اتاق من بپیوندد اگر آن را در فهرست قرار دهم؟

اگر اتاق شما در فهرست قرار گیرد، دیگران می‌دانند که وجود دارد، اما تنها در صورتی می‌توانند به آن بپیوندند که دسترسی به آن را به هر کسی که پیوند را می‌داند اجازه دهید.

اگر اتاق را برای هر کسی در دسترس قرار دهم، آیا عضوهای جدید می‌توانند تاریخچه را بخوانند؟

این بستگی به نحوه پیکربندی مشاهده تاریخچه برای اتاق دارد. به طور پیش فرض هر عضو اتاق می‌تواند تاریخچه آن را بخواند. اما شما می‌توانید تصمیم بگیرید که عضوهای جدید فقط تاریخچه‌ای را که از زمانی که این تنظیم اعمال می شود ببینند، اعضا فقط از زمانی که دعوت شده‌اند می‌توانند تاریخچه اتاق را ببینند (یا از زمانی که به اتاق پیوسته‌اند، هر دو گزینه موجود است).

‌با این حال، توجه به این نکته مهم است که این تنظیمات معطوف به گذشته نیستند و فقط از زمانی که انتخاب می‌شوند اعمال می‌شوند. اگر بحثی دارید که تاریخچه از ابتدا برای همه اعضا قابل مشاهده است، آن را برای بحث در مورد یک موضوع مهم تغییر دهید تا افراد فقط تاریخچه را از زمان پیوستن آنها ببینید، اعضای جدید قبل از اینکه گزینه را تغییر دهید به تمام سابقه دسترسی خواهند داشت.

اتاق مورد علاقه چیست؟

بخش مورد علاقه به شما امکان می‌دهد اتاق‌های مهم در بالای لیست نمایش داده شوند.

اتاق با اولویت کم چیست؟

اولویت کم به شما امکان می‌دهد تا با جابه‌جایی اتاق‌هایی که کمتر اهمیت دارند، فهرست اتاق‌های خود را مرتب کنید.

به عنوان مدیر اتاق، آیا می‌توانیم تصمیم بگیریم که اعضا چه کاری می‌توانند انجام دهند؟

بخش نقش‌ها و دسترسی‌ها در تنظیمات اتاق، می‌توانید سطوح دسترسی مورد نیاز برای انجام اقدامات مختلف در اتاق را پیکربندی کنید، به عنوان مثال: ارسال پیام، دعوت کاربران، تغییر تنظیمات، اخراج کاربران، ویرایش پیام‌ها و غیره.

رمزگذاری end-to-end

رمزگذاری چیست؟

رمزگذاری به معنای درهم‌سازی یک پیام به‌گونه‌ای که فقط کسانی که کلید مخفی را می‌دانند می‌توانند آن را باز کنند. از رمزگذاری برای خصوصی نگه داشتن پیام‌ها و فایل‌های شما استفاده می‌شود.

رمزگذاریend-to-end چیست؟

به این معناست که پیام‌ها و فایل‌های شما قبل از خروج از دستگاه رمزگذاری می‌شوند و تا زمانی که به دستگاه‌های دیگر شرکت‌کنندگان برسند رمزگذاری شده می‌مانند. پیام‌های رمزگذاری‌شده end-to-end را فقط شرکت‌کنندگان در مکالمه می‌توانند بخوانند.

چه کسی می‌تواند پیام‌های من را بخواند؟

به لطف رمزگذاری end-to-end، پیام‌های شما فقط توسط شرکت کنندگان در مکالمه قابل خواندن است. این بدان معناست که پیام‌های شما توسط هیچ فردی در سامانه یا شخص ثالث دیگر قابل خواندن نیست. همچنین به این معنی است که اگر کلیدهای خود را گم کنید، نمی‌توانید پیام‌های خود را بخوانید.

چرا من نمی‌توانم یک پیام را بخوانم؟

اگر نمی‌توانید پیامی را بخوانید به این دلیل است که دستگاه شما کلید مناسبی ندارد. اگر دستگاه شما کلید مناسبی ندارد، سه راه وجود دارد که بتوانید کلید را در دست بگیرید:

‌همه کلیدهای خود را از پشتیبان‌گیری کلید بازیابی کنید.

از طریق اشتراک کلید، کلید خاص را از دستگاه دیگری درخواست کنید.

بارگذاری کلیدها از یک نسخه پشتیبان دستی (پیشرفته)

پشتیبان گیری کلید چیست؟

وقتی پشتیبان‌گیری کلید فعال است، دستگاه شما یک کپی امن از کلیدها را در سرور حفظ می‌کند. برای اطمینان از اینکه فقط شما می‌توانید به آن کلیدها دسترسی داشته باشید، آنها روی دستگاه شما رمزگذاری می‌شوند، با یک کلید که یا خودتان آن را ذخیره می‌کنید، یا با یک عبارت عبور ایمن می‌کنید و در سرور آپلود می‌کنید. درک این نکته مهم است که برای محافظت از حریم خصوصی شما، کلیدهای شما هرگز بدون رمزگذاری به سیستم‌های ما نمی‌رسند.

آیا تهیه نسخه پشتیبان از کلیدهای رمزگذاری من در سرورهای شما بی خطر است؟

بله. کلیدهای شما قبل از بارگذاری در سرور رمزگذاری می‌شوند، بنابراین ما هرگز آنها را بدون رمز نمی‌بینیم.

چگونه پشتیبان‌گیری از کلید را تنظیم کنم؟

به تنظیمات کاربر --> امنیت و محرمانگی بروید و روی Start using Key Backup کلیک کنید.

چگونه کلید پشتیبان‌گیری را بازیابی کنم؟

به تنظیمات کاربر --> امنیت و محرمانگی بروید و روی Restore from Backup کلیک کنید.

چگونه کلید را از طریق اشتراک کلید از دستگاه دیگری درخواست کنم؟

وقتی سامانه پیامی را می‌بیند که نمی‌تواند رمزگشایی کند، به‌طور خودکار از دستگاه‌های دیگر شما می‌پرسد که آیا نسخه‌ای از کلید لازم را دارند یا خیر. کلیدها به‌طور خودکار با دستگاه‌های مورد اعتماد به اشتراک گذاشته می‌شوند - اگر دستگاه دارای کلید به دستگاهی که کلید را درخواست می‌کند اعتماد نداشته باشد، دستگاهی که کلید دارد، پیامی ظاهر می‌شود که از شما می‌خواهد اشتراک‌گذاری کلید را به صورت دستی تأیید کنید.

برنامک تلفن همراه

برنامک Nextcloud Android را از Google Play نصب کنید. برنامه را راه اندازی کنید. دو راه برای تنظیم آن وجود دارد:

• آدرس سرور خود را وارد کنید، ادامه دهید، نام کاربری و رمز عبور خود را وارد کنید و تأیید کنید تا دسترسی پیدا کنید.
• در رابط کاربری گرافیکی وب Nextcloud، به تنظیمات کاربر بروید، به امنیت بروید. یک رمز عبور برنامه ایجاد کنید، روی «Generate QR code» کلیک کنید و روی نماد اسکنر QR در برنامه Nextcloud ضربه بزنید، دوربین تلفن خود را به سمت صفحه نمایش بگیرید.